Contrato é o documento que mais expõe a fragilidade de um fluxo mal desenhado: valores mudam, alçadas mudam, gestores mudam de cargo. Um fluxo que embute essas regras no próprio desenho precisa ser reescrito a cada mudança. Este modelo evita isso.
Estrutura de dados
São três artefatos, e nenhum deles é o fluxo em si:
- Biblioteca Contratos: colunas de contraparte, valor, vigência, área, status e gestor responsável.
- Lista Alçadas: faixa de valor mínima, faixa máxima e o grupo aprovador correspondente a cada etapa.
- Lista Histórico de Aprovação: registro imutável de cada decisão — documento, etapa, aprovador, decisão, comentário e data.
A lista de alçadas é o coração do desenho: ela transforma uma regra de negócio volátil em dado editável pela área responsável.
Etapa 1 — Disparo e validação de entrada
O fluxo dispara na criação ou modificação do item. A primeira ação não é aprovar nada: é validar. Se valor, contraparte ou gestor estiverem vazios, o fluxo devolve o documento ao autor com status Incompleto e encerra.
Essa validação inicial elimina a maior fonte de retrabalho: aprovador recebendo documento que nem deveria ter entrado na fila.
Etapa 2 — Resolução da alçada
Com o valor em mãos, o fluxo consulta a lista de Alçadas filtrando pela faixa correspondente e obtém a sequência de grupos aprovadores. O resultado é um array de etapas — que pode ter um, dois ou três níveis sem que o fluxo precise saber disso de antemão.
Etapa 3 — Laço de aprovação sequencial
Um Aplicar a cada percorre as etapas resolvidas. Em cada iteração:
- Dispara a aprovação para o grupo da etapa atual, com o link do documento e o resumo dos dados no corpo da solicitação.
- Grava a decisão na lista de Histórico, com comentário obrigatório em caso de rejeição.
- Se rejeitado, atualiza o status para Rejeitado, notifica o autor e interrompe o laço.
- Se aprovado, segue para a próxima etapa.
Ao final do laço sem rejeições, o status vai para Aprovado, o documento é publicado como versão principal e o rótulo de retenção é aplicado.
Etapa 4 — Escalonamento por prazo
Em paralelo à solicitação, um ramo de espera monitora o tempo de resposta. Em D+3 sem decisão, envia lembrete ao aprovador; em D+6, notifica o substituto cadastrado; em D+10, escala para o gestor do processo com o documento marcado como crítico.
Esse ramo é o que diferencia um fluxo de demonstração de um fluxo de produção — e costuma ser a primeira coisa que falta quando alguém reclama que "o processo trava".
Etapa 5 — Trilha de auditoria
Cada decisão gravada na lista de Histórico compõe a trilha exigida em auditoria: quem aprovou, quando, com base em qual valor e sob qual justificativa. Como a lista é separada da biblioteca, ela sobrevive à exclusão ou ao arquivamento do documento.
Se a pergunta "quem aprovou este contrato em março?" exige abrir o histórico de execuções do Power Automate, o desenho está errado. A resposta precisa estar em uma lista consultável.
Manutenção
Mudou o limite de alçada? Edita-se uma linha na lista. Mudou o gestor de uma área? Atualiza-se o grupo. O fluxo permanece intacto — que é exatamente o objetivo de manter regra de negócio fora do código.